Предварительный просмотр в Microsoft Excel

Содержание

  • Использование предварительного просмотра
    • Переход в область предварительного просмотра
    • Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы
    • Режимы предпросмотра
    • Навигация по документу
    • Редактирование книги
  • Вопросы и ответы

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Читайте также: Предварительный просмотр в MS Word

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

  • Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Далее перемещаемся в раздел «Печать».
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

    Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

    Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

    Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

    Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

  • Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
  • В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
  • В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
  • После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».
  • Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

  • В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
  • В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
  • После этого окно предпросмотра будет открыто.
  • Режимы предпросмотра

    В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

  • При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

    Навигация по документу

    Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

    Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.

    Предварительный просмотр в Microsoft Excel

    Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.

  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.
  • Предварительный просмотр в Microsoft Excel

  • Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
    • Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
    • Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
    • End – перемещение в конец документа;
    • Home – переход в начало документа.
  • Редактирование книги

    Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

    Предварительный просмотр в Microsoft Excel

    Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

    Предварительный просмотр в Microsoft Excel

    Урок: Как распечатать страницу в Экселе

    Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *