Применение специальной вставки в Microsoft Excel

Содержание

  • Работа со специальной вставкой
    • Способ 1: работа со значениями
    • Способ 2: копирование формул
    • Способ 3: перенос форматирования
    • Способ 4: копирование таблицы с сохранением размера столбцов
    • Способ 5: вставка рисунка
    • Способ 6: копирование примечаний
    • Способ 7: транспонирование таблицы
    • Способ 8: использование арифметических действий
  • Вопросы и ответы

Наверное, многие неопытные пользователи пытались скопировать в Экселе какие-нибудь данные, но в результате действий у них на выходе получалось или совсем другое значение, или ошибка. Это связано с тем, что в первичном диапазоне копирования находилась формула, и именно она была вставлена, а не значение. Подобных проблем удалось бы избежать, если бы эти пользователи были знакомы с таким понятием, как «Специальная вставка». С её помощью можно выполнять также много других задач, в том числе арифметических. Давайте разберемся, что собой представляет данный инструмент и как с ним работать.

Работа со специальной вставкой

Специальная вставка, прежде всего, предназначена для того, чтобы вставить определенное выражение на лист Excel в том виде, в каком это нужно пользователю. С помощью этого инструмента можно вставить в ячейку не все скопированные данные, а только отдельные свойства (значения, формулы, формат и т.д.). Кроме того, используя инструменты, можно производить арифметические действия (сложение, умножение, вычитание и деление), а также транспонировать таблицу, то есть, менять в ней местами строки и столбцы.

Для того, чтобы перейти в специальную вставку, прежде всего, нужно выполнить действие по копированию.

  • Выбираем ячейку или диапазон, который нужно скопировать. Выделяем его курсором, зажав при этом левую кнопку мыши. Производим щелчок по выделению правой кнопкой мышки. Происходит активация контекстного меню, в котором нужно произвести выбор пункта «Копировать».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Также, вместо вышеописанной процедуры можно, находясь во вкладке «Главная», нажать на значок «Копировать», который размещается на ленте в группе «Буфер обмена».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Скопировать выражение можно, выделив его и набрав сочетание горячих клавиш Ctrl+C.

  • Чтобы непосредственно перейти к выполнению процедуры, выделяем область на листе, куда планируем вставить ранее скопированные элементы. Щелкаем по выделению правой кнопкой мыши. В запустившемся контекстном меню следует выбрать позицию «Специальная вставка…». После этого открывается дополнительный список, в котором можно выбрать различные виды действий, разделенные на три группы:
    • Вставка («Вставить», «Транспонировать», «Формулы», «Формулы и форматы чисел», «Без рамок», «Сохранить ширину столбцов оригинала» и «Сохранить исходное форматирование»);
    • Вставить значения («Значение и исходное форматирование», «Значения» и «Значения и форматы чисел»);
    • Другие параметры вставки («Форматирование», «Рисунок», «Вставить связь» и «Связанный рисунок»).

    Как видим, инструментами первой группы производит копирование выражения, содержащегося в ячейке или диапазоне. Вторая группа предназначена, в первую очередь, для копирования значений, а не формул. Третья группа производит перенос форматирования и внешнего вида.

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Кроме того, в этом же дополнительном меню присутствует ещё один пункт, который имеет такое же название — «Специальная вставка…».
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Если перейти по нему, то открывается отдельное окно специальной вставки с инструментами, которые разбиты на две большие группы: «Вставить» и «Операция». Именно, благодаря инструментам последней группы, можно выполнять арифметические действия, о которых шёл разговор выше. Кроме того, в этом окне имеются два пункта, которые не входят в отдельные группы: «Пропускать пустые ячейки» и «Транспонировать».
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • В специальную вставку можно попасть не только через контекстное меню, но и через инструменты на ленте. Для этого нужно, находясь во вкладке «Главная», кликнуть по пиктограмме в виде направленного углом вниз треугольника, который расположен под кнопкой «Вставить» в группе «Буфер обмена». Затем происходит открытие списка возможных действий, в том числе переход в отдельное окно.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Способ 1: работа со значениями

    Если вам нужно перенести значения ячеек, результат в которых выводится с помощью вычислительных формул, то специальная вставка как раз предназначена для такого случая. Если вы примените обычное копирование, то скопируется формула, а значение, выводящиеся в ней, может оказаться совсем не тем, которое вам нужно.

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Для того, чтобы скопировать значения, выделяем диапазон, который содержит результат вычислений. Копируем его любым из тех способов, о которых мы говорили выше: контекстное меню, кнопка на ленте, комбинация горячих клавиш.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Выделяем область на листе, куда планируем вставить данные. Переходим к меню одним из тех способов, о которых шла речь выше. В блоке «Вставить значения» выбираем позицию «Значения и форматы чисел». Этот пункт более всего подходит в данной ситуации.

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Эту же процедуру можно произвести через ранее описанное нами окно. В этом случае в блоке «Вставить» следует переключить переключатель в позицию «Значения и форматы чисел» и нажать на кнопку «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Какой бы вариант вы не выбрали, данные будут перенесены в выделенный диапазон. Будет показан именно результат без переноса формул.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Урок: Как убрать формулу в Экселе

    Способ 2: копирование формул

    Но существует и обратная ситуация, когда нужно скопировать именно формулы.

  • В этом случае, выполняем процедуру копирования любым доступным способом.
  • После этого выделяем область на листе, куда следует вставить таблицу или другие данные. Активируем контекстное меню и выбираем пункт «Формулы». При этом будут вставлены только формулы и значения (в тех ячейках, где формул нет), но при этом будет утрачено форматирование и настройка числовых форматов. Поэтому, например, если в исходной области присутствовал формат даты, то после копирования он будет отражен некорректно. Соответствующие ячейки нужно будет дополнительно отформатировать.

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    В окне этому действию соответствует перемещение переключателя в позицию «Формулы».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Но существует возможность произвести перенос формул с сохранением формата чисел или даже с полным сохранением исходного форматирования.

  • В первом случае в меню выбираем позицию «Формулы и форматы чисел».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Если же операция выполняется через окно, то в этом случае нужно переставить переключатель в положение «Формулы и форматы чисел» затем нажать на кнопку «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Во втором случае, когда нужно сохранить не только формулы и числовые форматы, но и полное форматирование, в меню следует выбрать пункт «Сохранить исходное форматирование».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Если пользователь решит выполнить данную задачу посредством перехода в окно, то в этом случае нужно переставить переключатель в позицию «С исходной темой» и нажать на кнопку «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Способ 3: перенос форматирования

    Если пользователю не нужно переносить данные, а он только хочет скопировать таблицу, чтобы заполнить её совершенно другой информацией, то в этом случае можно воспользоваться определенным пунктом специальной вставки.

  • Копируем исходную таблицу.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • На листе выделяем пространство, куда хотим вставить макет таблицы. Вызываем контекстное меню. В нем в разделе «Другие параметры вставки» выбираем пункт «Форматирование».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Если процедура выполняется через окно, то в этом случае, переставляем переключатель в позицию «Форматы» и щёлкаем по кнопке «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Как видим, после этих действий происходит перенос макета исходной таблицы с сохраненным форматированием, но абсолютно не заполненной данными.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Способ 4: копирование таблицы с сохранением размера столбцов

    Не секрет, что если мы выполним простое копирование таблицы, то не факт, что все ячейки новой таблицы смогут вместить в себя всю информацию исходника. Исправить данную ситуацию при копировании можно также с помощью специальной вставки.

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Сначала любым из вышеназванных способов копируем исходную таблицу.
  • После запуска уже привычного нам меню выбираем значение «Сохранить ширину столбцов оригинала».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Аналогичную процедуру можно выполнить и через окно специальной вставки. Для этого нужно переставить переключатель в позицию «Ширины столбцов». После этого, как всегда, щелкаем по кнопке «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Таблица будет вставлена с сохранением исходной ширины столбцов.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Способ 5: вставка рисунка

    Благодаря возможностям специальной вставки можно произвести копирование любых данных, отображаемых на листе, в том числе и таблицы, как рисунка.

  • Копируем объект с помощью обычных инструментов копирования.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Выделяем место на листе, куда должен будет помещен рисунок. Вызываем меню. Выбираем в нем пункт «Рисунок» или «Связанный рисунок». В первом случае вставленный рисунок никак не будет связан с исходной таблицей. Во втором случае при изменении значений в таблице автоматически будет обновляться и рисунок.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    В окне специальной вставки подобную операцию выполнить нельзя.

    Способ 6: копирование примечаний

    Посредством специальной вставки можно осуществлять быстрое копирование примечаний.

  • Выделяем ячейки, в которых содержатся примечания. Выполняем их копирование через контекстное меню, посредством кнопки на ленте или путем нажатия комбинации клавиш Ctrl+C.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Выделяем ячейки, в которые примечания следует вставить. Переходим в окно специальной вставки.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • В открывшемся окне переставляем переключатель в позицию «Примечания». Жмем на кнопку «OK».
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • После этого примечания будут скопированы в выделенные ячейки, а остальные данные останутся без изменений.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Способ 7: транспонирование таблицы

    С помощью специальной вставки можно производить операцию транспонирования таблиц, матриц и других объектов, в которых нужно поменять местами столбцы и строки.

  • Выделяем таблицу, которую нужно перевернуть, и производим её копирование одним из уже известных нам способов.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Выделяем на листе тот диапазон, куда планируется поместить перевернутый вариант таблицы. Активируем контекстное меню и выбираем в нем пункт «Транспонировать».

    Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Данную операцию можно также провести с помощью знакомого нам окна. В данном случае нужно будет установить галочку около пункта «Транспонировать» и нажать на кнопку «OK».

  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • И в том, и в другом случае на выходе получится перевернутая таблица, то есть, такая таблица, у которой столбцы и строки поменялись местами.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    Урок: Как перевернуть таблицу в Экселе

    Способ 8: использование арифметических действий

    Посредством описываемого нами инструмента в Excel также можно выполнять распространенные арифметические действия:

    • Сложение;
    • Умножение;
    • Вычитание;
    • Деление.

    Посмотрим, как применяется данный инструмент на примере умножения.

  • Прежде всего вписываем в отдельную пустую ячейку число, на которое планируем произвести умножение диапазона данных посредством специальной вставки. Далее выполняем его копирование. Это можно сделать, как нажав комбинацию клавиш Ctrl+C, так и вызвав контекстное меню или воспользовавшись возможностями инструментов для копирования на ленте.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Выделяем диапазон на листе, который нам предстоит умножить. Щёлкаем по выделению правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню дважды переходим по пунктам «Специальная вставка…».
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Активируется окно. В группе параметров «Операция» выставляем переключатель в позицию «Умножить». Далее щелкаем по кнопке «OK».
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

  • Как видим, после этого действия все значения выделенного диапазона были перемножены на скопированное число. В нашем случае это число 10.
  • Применение специальной вставки в Microsoft Excel

    По такому же принципу можно выполнять деление, сложение и вычитание. Только для этого в окне нужно будет переставить переключатель соответственно в позицию «Разделить», «Сложить» или «Вычесть». В остальном все действия аналогичны вышеописанным манипуляциям.

    Как видим, специальная вставка является очень полезным инструментом для пользователя. С его помощью можно производить копирование не только всего блока данных в ячейке или в диапазоне, а разделив их на различные слои (значения, формулы, форматирование и т.д.). При этом существует возможность комбинирования этих слоев друг с другом. Кроме того, посредством этого же инструмента можно выполнять арифметические действия. Безусловно, приобретение навыков работы с данной технологией значительно поможет пользователям на пути освоения программы Excel в целом.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *